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15 plantillas de WhatsApp para citas (confirmar, recordar, cancelar)
Mensajes listos para copiar, pegar y personalizar — agrupados por situación. Puedes usarlos manualmente o cargarlos en cualquier bot/automatización. Cada uno está pensado para sonar humano sin perder profesionalidad.
Antes de empezar, dos reglas que afectan a todas las plantillas:
- Usa el nombre del cliente. Un mensaje sin nombre es un mensaje genérico — y la gente trata los mensajes genéricos como spam.
- Sé concreto con las acciones. "Responde SÍ" o "Pulsa el enlace" funciona mejor que "contáctanos para confirmar".
Confirmación de reserva
Confirmación clásica
Hola {nombre} 👋 Tu cita para {servicio} está confirmada para el {fecha} a las {hora} en {direccion}. Si necesitas cambiarla, responde a este mensaje. ¡Gracias!
Confirmación con instrucciones
Hola {nombre}, te confirmamos tu cita de {servicio} el {fecha} a las {hora}. Recomendación: llega 5 min antes para no perder tu hueco. Nuestra dirección: {direccion}. ¡Nos vemos!
Confirmación con cobro previo pendiente
Hola {nombre}, tu cita queda reservada el {fecha} a las {hora}. Para confirmarla del todo, completa el pago aquí: {enlace_pago}. Si no se completa en 1h, el hueco se libera.
Recordatorios
Recordatorio 24h antes (genérico)
Hola {nombre}, mañana {fecha} a las {hora} te esperamos para tu cita de {servicio}. Si necesitas cambiar la hora o cancelar, responde aquí. ¡Hasta mañana!
Recordatorio discreto (psicología, salud)
Hola {nombre}, te recordamos tu cita mañana {fecha} a las {hora} con {profesional}. Si necesitas reprogramar, escríbenos.
Recordatorio 2 horas antes
¡Hola {nombre}! Te esperamos hoy a las {hora} para tu {servicio}. Nuestra dirección: {direccion}. ¡Hasta ahora!
Recordatorio con confirmación requerida
Hola {nombre}, mañana tienes cita de {servicio} a las {hora}. Por favor responde "SÍ" para confirmar o "NO" si no puedes. Gracias 🙏
Cancelaciones y cambios
Cancelación por el negocio
Hola {nombre}, lamentamos comunicarte que tenemos que cancelar tu cita del {fecha} a las {hora}. ¿Quieres reagendarla? Estos huecos están disponibles: {opciones}.
Respuesta cuando el cliente cancela con poco margen
Sin problema, {nombre}, anulamos tu cita del {fecha}. La próxima vez recuerda que necesitamos 24h de antelación para liberar el hueco. ¡Te esperamos en otra ocasión!
Política de cancelación tardía
Hola {nombre}, hemos cancelado tu cita del {fecha}. Como avisaste con menos de 24h, según nuestra política aplica un cargo de {importe}. Si tienes alguna duda, responde a este mensaje.
Aviso de retraso o ausencia
Tras un no-show
Hola {nombre}, hoy te esperábamos a las {hora} pero no has venido. ¿Está todo bien? Si quieres reagendar, dinos qué día te viene mejor.
Si el negocio se retrasa
Hola {nombre}, tu cita era a las {hora} pero llevamos 15 min de retraso con el cliente anterior. ¿Te importa esperar o prefieres reagendar? Disculpas por la espera.
Fidelización y promociones
Felicitación de cumpleaños con descuento
¡Feliz cumpleaños, {nombre}! 🎉 Tienes un 20% de descuento en cualquier servicio durante todo el mes. Solo tienes que reservar normalmente y mencionar este mensaje. Que tengas un gran día.
Recuperar cliente inactivo
Hola {nombre}, hace tiempo que no nos vemos por aquí. Si quieres volver, esta semana tenemos disponibles {huecos}. ¡Te esperamos!
Promoción de huecos vacíos
Hola {nombre}, tenemos huecos libres hoy a las {hora_1} y {hora_2} con 15% de descuento. Si te encaja, responde a este mensaje y reservamos.
Cómo personalizar las plantillas
Las variables entre llaves ({nombre}, {fecha}, etc.) deberías reemplazarlas por los datos reales. Si usas un sistema automatizado tipo OnRuly, esto pasa solo: el bot rellena los datos del cliente y la cita automáticamente.
Si los envías a mano, ten cuidado con dos cosas:
- No envíes el mismo mensaje a varios clientes a la vez por difusión. WhatsApp lo detecta como spam y puede bloquear tu número.
- Revisa la zona horaria. Si tienes clientes en distintas ubicaciones, comprueba que la hora del mensaje sea coherente con la suya.
Cuando enviarlos manualmente deja de ser viable
Si gestionas más de 20-30 citas a la semana, enviar recordatorios a mano se convierte en una carga absurda. A esa escala, lo lógico es automatizarlo:
- El sistema envía confirmación automática al crear la cita
- Recordatorio 24h antes sin que tú toques nada
- Recordatorio 2h antes si quieres reforzar
- Detecta respuestas tipo "no puedo" y reagenda automáticamente
Automatiza estos mensajes con OnRuly
Plantillas pre-cargadas, envío automático según el tipo de cita y respuestas que el bot detecta y gestiona solo.
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